성공적인 외주를 향한 체크리스트 5

• 창업을 이제 막 시작하셨거나 준비 중인 대표님

• 내부 개발팀 없이 외주로 운영하는 대표님

• 주변에 아는 개발자가 드문 외주 담당자님

1단계. 목표를 간단하게라도 글로 작성한다.

1. 요구사항정의서 준비하기
외주개발사에 프로젝트를 맡기기 전에 이 프로젝트의 목적과 개요, 주요 기능과 일정을 글로 적어보세요. 생각보다 빈 구멍이 적지 않음을 파악할 수 있습니다. 꼼꼼히 준비함으로써 외주사와의 미팅에서도 자신감을 가질 수 있으니, 여유가 있다면 시간을 충분히 가지고 문서를 작성해보세요.
혹시 템플릿이 필요하다면 이 링크에서 신청하실 수 있습니다.
 

2. 시간이 급박하다면 외주사와 이야기해가며 구체화해도 된다.
빠르게 일을 진행시켜야 하는 경우 외주사의 도움 아래 구체화시켜도 좋습니다. 역량있는 PM/개발자와 의견을 나누며, 요구사항을 세분화하고, 일정을 짜는 과정에서 더욱 세밀한 기획이 가능합니다. 다만, 이 과정에서도 가장 중요한 것은 자신의 프로젝트에 대한 명확한 이해와 목표 설정입니다. 또한 외주사에게 너무 의존적이 되지 않도록 주의해야 합니다.

2단계. 외주사의 커뮤니케이션 역량을 살핀다.

1. 회신 속도가 충분히 빠른지?
프로젝트를 진행하면서 생기는 문제나 변경 사항들을 신속하게 해결하기 위해서는 외주사의 빠른 회신이 필요합니다. 이를 체크하기 위해 이메일, 메시지, 전화 등 다양한 수단에서 얼마나 빠르게 회신이 오는지 확인해보세요. 2시간 이내에 답을 받는다면 충분하고, 늦어도 24시간 이내에는 답이 오는 것이 매우 중요합니다.
 

2. 메시지의 CTA(Call To Action)가 명확한지?
외주사가 보내는 메시지나 이메일에는 명확한 CTA가 포함되어야 합니다. CTA는 고객이 해야 할 행동을 명확히 가이드해주는 역할을 합니다. 예를 들어, '검토 후 차주 수요일까지 답신 드리겠습니다', '내일까지 컨펌 부탁드립니다' 등의 구체적인 가이드 또는 요청이 포함되어야 합니다. 만약 외주사의 메시지가 항상 모호하고, 다음 단계가 무엇인지 잘 모르게 한다면 이는 커뮤니케이션에 문제가 있음을 나타냅니다.
 

3. 고객을 편안하게 하는지?
의외로 중요한 요소입니다. 외주의 성패는 커뮤니케이션에 있는 만큼, 편안한 상태에서 이야기를 나누는게 매우 중요합니다. 좋은 외주사는 클라이언트의 요구를 충족시키는 것을 우선시하며, 너무 복잡한 용어나 전문적인 언어로 클라이언트를 혼란스럽게 만들지 않습니다. 복잡한 기술적 내용을 이해하기 쉽게 설명하고, 필요한 경우 고객을 이해할 수 있도록 가르칠 준비가 되어 있어야 합니다. 하지만 이러한 가르침 때문에 고객이 프로젝트 관리에 어려움을 겪게 만들거나 스트레스를 준다면, 이는 좋지 않은 신호입니다.

3단계. 작업물 확인 주기를 짧게 가져간다.

1. 매주 보고하는지?
프로젝트의 성공을 위해 주기적인 업데이트는 필수입니다. 특히 월 단위가 아닌 주 단위로 보고하는지 확인해보세요. 이 보고서에는 진행 상황, 완료된 작업, 이슈, 다음 주에 수행할 작업 등이 포함되어야 합니다. 이를 통해 프로젝트의 진척 상황을 손쉽게 파악할 수 있습니다.
 

2. 결과물을 보고하는지?
‘배포된’ 결과물을 보고하는지, 단순 진척도만을 보고하는지 확인하세요. 매주 배포된 결과물을 보고한다면 고객이 항상 최신 결과물을 직접 눈으로 확인할 수 있으므로 프로젝트를 성공적으로 마무리할 가능성이 매우 높습니다. 만약 배포는 제일 나중에 한 번에 하는 곳이라면 매주 배포를 해줄 수는 없는지 요청해보세요.
 

3. 진행 상황과 더불어 이슈도 함께 보고하는지?
모든 프로젝트에는 예상치 못한 문제가 발생합니다. 외주사는 이러한 문제를 즉시 보고하고 해결 방안을 제시해야 합니다. 또한 이러한 이슈를 주기적으로 모니터링하고 이에 대해 보고하는 것이 중요합니다. 이를 통해 프로젝트의 리스크를 관리하고, 예상치 못한 문제로 인해 프로젝트가 지연되는 것을 방지할 수 있습니다.

4단계. 피드백 수단을 확인한다.

1. 실시간으로 피드백을 줄 수 있는지?
프로젝트의 진행 상황에 따라 피드백이 즉시 필요할 수 있습니다. 외주사가 슬랙, 노션 등 실시간 도구를 기반으로 소통할 수 있는지 확인하세요. 실시간 소통 도구가 있을 경우 프로젝트가 실패할 확률이 현저히 줄어듭니다.
 

2. 기한 내 피드백 횟수가 얼만큼 되는지?
피드백은 프로젝트의 진행 상황에 따라 주기적으로 제공되어야 합니다. 외주사와 상호 작용할 수 있는 기회를 확보하는 것이 중요합니다. 적어도 주 1회 이상 피드백을 주고 받는 것이 좋습니다. 또한, 피드백 주기를 짧게 가져가는 것이 프로젝트의 성공에 도움이 됩니다.
 

3. 피드백 횟수에 민감하게 반응하지는 않는지?
외주사는 고객의 피드백에 민감하게 반응하고, 이를 통해 프로젝트를 개선해야 합니다. 피드백 횟수가 너무 많아져 프로젝트의 진행이 지연되거나 외주사의 작업이 방해받는 경우, 이는 비효율적일 수 있습니다. 하지만 그럼에도 불구하고 일정한 기한 내에 피드백 횟수를 아예 제한해버린다면 고객 입장에서 원하는 결과물을 끌어내는데 어려움을 겪을 수 있습니다.
 

5단계. 유지보수 방식을 체크한다.

1. 유지보수 기한이 얼마나 되는지?
프로젝트 완료 후 유지보수 기간은 프로젝트의 성공을 위해 중요한 요소입니다. 일반적으로 6개월의 유지보수 기간을 제공하는 경우가 많으나, 외주사마다 차이가 있을 수 있으니 이를 체크해야 합니다.
 

2. 유지보수 방식은 어떻게 되는지?
외주사는 프로젝트 완료 후 발생할 수 있는 이슈 해결, 기능 추가, 성능 최적화 등을 위한 유지보수 계획을 제공해야 합니다. 이를 통해 프로젝트가 계속해서 성공적으로 운영될 수 있도록 지원해야 합니다.
 

3. 기한 내 문제 발생 시 24시간 이내 대처하는지?
문제가 발생했을 때 신속한 대응은 매우 중요합니다. 외주사가 이슈가 발생하면 24시간 이내에 대응할 수 있는지 확인하세요.
 

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